棚卸（たなおろし）は、小売業や製造業を営む方にとって、避けては通れない業務のひとつです。
しかしながら、開業一年目の方などにとっては、その具体的な方法や目的がいまひとつ把握しにくくても不思議ではありません。またその目的を把握していても、正しい方法で行われていなければ、場合によっては大きな損失が生じてしまうかもしれません。
ここでは、棚卸の目的や手順などの基本的な情報をご紹介しますので、ぜひ実際に棚卸をする際の参考にしてみてください。
棚卸とは？
まず棚卸の基礎知識と、「期首棚卸高」と「期末棚卸高」のそれぞれの意味について解説していきます。
そもそも棚卸とは、手持ちの商品や原材料、製品などの在庫を調査し、種類や数量を確かめる作業のことを指します。またそれらの個数だけでなく品質のチェックも行うため、在庫はあるが破損が激しく売り物にならない商品などのあぶり出しにもつなげることができます。
期首棚卸高と期末棚卸高
棚卸には、「期首棚卸高」と「期末棚卸高」の各々を明確にすることを目的とした2種類の棚卸が存在します。このうち「期首棚卸高」は、”会計年度の開始日に存在する商品や製品の総額”、「期末棚卸高」は、”会計年度末に存在する商品や製品の総額”をそれぞれ意味します。
売上原価は、開始日の在庫に年間の仕入高を足して、年度末に残っている在庫を引くことで算出できるため、その計算式は「期首棚卸高＋年間の仕入高－期末棚卸高」となります。そのため、「期首棚卸高」と「期末棚卸高」、双方の金額を明確にしておくことは非常に重要となります。
棚卸の目的と必要性
続いては棚卸を行うことで明確になる事柄の具体的な内容と、棚卸を行う必要性について解説します。
棚卸の最も基本的な目的のひとつが、正確な利益を把握することです。そのため、棚卸では売上原価を算出し会社の業績を正しく知る必要があります。また、在庫の金額によって決算書の利益額も変わるため、より高い精度も要求されます。
帳簿上の在庫と実際の在庫との差異を確認することも棚卸の大きな目的のひとつです。特に普段の在庫管理は、在庫表や在庫管理ソフトなどの帳簿上のみで行われるため、記入漏れや入力ミス、商品の盗難などを原因とする帳簿上の在庫と実際の在庫間の差異の発生は避けられず、実地棚卸を行うことで、帳簿上の在庫を実際の在庫へと修正することができるという点でも大きな意義があります。
一方で商品の数を数えると同時に、品質をチェックするという基本的なことも、棚卸の大きな目的として挙げられます。これにより、在庫の劣化や破損のチェック、不良品の発見につなげることができ、それらを安く販売したり、売れない商品は早めに処分したりするなど、在庫を管理することも可能です。
このように棚卸には、在庫のチェックを兼ねた整理のような一面もあることから、大掃除のような感覚で行ってしまえば、その煩わしさを少しは解消できるかもしれません。
棚卸業務の手順
棚卸業務は正しい手順を踏んで行わなければ、正確な在庫数を算出できない場合もあります。続いてはその正しい手順について解説します。
実地棚卸
棚卸の最初のステップと呼べるのが「実地棚卸」です。この段階では店頭や倉庫などのあらゆる場所にある在庫の数量と金額を確認していきます。ここでは棚卸表を作成し、商品名、数量を数えて記入していくという方法を取るとスムーズに作業を進められます。すべてのチェックを行うには膨大な時間を要する場合もあるため、棚卸日は終日会社や店舗を閉めてしまうということも珍しくありません。また、単に棚卸というときは「実地棚卸」のことを指すことが多いため、別物と認識しないようにしましょう。
帳簿棚卸
在庫のチェックが終了したら、続いては「帳簿棚卸」との照合を行います。「帳簿棚卸」とは、帳簿上のみで在庫数を計算する方法で、「帳簿棚卸」をスムーズに進めるためには管理表などの帳簿や在庫管理システムを使用して、毎日入庫や出庫を記録しておく必要があります。
実地棚卸と帳簿棚卸との照合
帳簿棚卸（帳簿上の在庫）が終了したら、帳簿棚卸と実地棚卸（実際の在庫の数量）を照らし合わせます。ほとんどの場合、その数値には差異が生じるため、その原因の調査も忘れず行い、可能な限り差異をなくすようにしなければなりません。小売店などの場合、これらの数値から盗難のおおよその件数なども算出することが可能であるため、防犯体制の強化などにつなげることができるという点でも棚卸には大きな意義があります。
業種別棚卸の方法
棚卸の方法は業種によって若干異なることもあります。続いては「小売業・卸売業」と「製造業・加工業」について、各々の棚卸方法をご紹介します。
小売業・卸売業の棚卸
小売業・卸売業の棚卸では、商品ごとに棚卸表を作成し、棚卸実施日、商品名、個数、単価を記入していきます。商品数や商品の種類が多い場合や、在庫を複数の場所に保管している場合などは多くの時間を費やすこともありますが、基本的な作業は在庫を数えるだけであるため、比較的簡単に終わらせることも可能です。
しかしながら、帳簿棚卸と双方の数値の照合には逆に時間がかかることも多いため、トータルでかかる時間は突出して少ないということはなく、十分な時間的余裕を確保して行わなければなりません。
製造業・加工業の棚卸
一方で、製造業・加工業の棚卸は、製品だけでなく仕掛在庫まで把握しなければならないため、工程表を作成し、製品、半製品、仕掛品、原材料、貯蔵品などに分類して調査する必要があります。また、途中の工程ごとの在庫に、直接労務費や機械の光熱費など（直接経費）を加えて仕掛在庫の評価額を算出しなければならないため、膨大な時間がかかることも少なくありません。
しかしながら製造業・加工業の場合は、小売業・卸売業に比べ盗難などによる数値の差異が少ないため、トータルでかかる時間には大きな差が生じにくいのです。
このように、単に棚卸といっても、その方法や手順は業種によっても異なるため、各々で正しい手順と方法を熟知しておくことで、棚卸業務全般をスムーズに進めることが可能です。
まとめ
ここまでは棚卸の基本的な知識や手順、目的などについて解説してきました。
棚卸の基本的な手順や目的に到達するまでの仕組みについては簡単に理解できるかもしれませんが、実際の棚卸では、返品された商品やトラックに積み込み輸送されている最中の商品のカウントなど、イレギュラーな問題が生じることも少なくありません。そのため、作業をよりスムーズに行えるようになるためには、とにかく現場での実務経験を積むことです。
また、棚卸は3月、9月、12月など特定の時期に行われることが多く、業種によっては稼ぎ時に棚卸時期が当たってしまう場合もあるかも知れません。上述したように、棚卸を行うにあたっては丸一日店舗を閉めなければならないこともあるため、場合によっては棚卸を行ってくれる業者を利用し、店舗の営業への影響を出すことなく、棚卸を進めるというのも選択肢のひとつです。
制作：工場タイムズ編集部
